Collaborative software

         Collaborative software (juga disebut sebagai groupware) adalah perangkat lunak komputer yang dirancang untuk membantu orang yang terlibat dalam suatu tugas bersama agar mencapai tujuannya.
          Salah satu definisi paling awal tentang "collaborative sofware" adalah definsi yang diberikan oleh Peter dan Trudy Johnson-Lenz sebagai, "proses-proses kelompok secara sengaja ditambah perangkat lunak untuk mendukungnya.

           Maksud rancangan dari collaborative software (groupware) adalah mengubah cara berbagi dokumen dan rich media untuk memungkinkan terjadinya kolaborasi tim yang lebih efektif. Kolaborasi hubungannya dengan teknologi informasi, terlihat memiliki beberapa definisi. Beberapa definisi diantaranya dapat dipertahankan maknanya namun definisi-definisi lainnya memiliki makna yang begitu luas sehingga kehilangan maknanya yang berarti. Memahami perbedaan pada interaksi manusia diperlukan untuk memastikan bahwa teknologi yang digunakan telah tepat memenuhi kebutuhan interaksi.

Supporting Asynchronous Communications

•Project management groupware products

–QuickPlace

–Livelink

–Teamspace

–ActiveProject

•Virtual office software

–HotOffice™

–Instant TeamRoom

–NetMeeting

–Virtual Office

–Innovative Network Integration 

 Supporting Synchronous Communications

•Instant messaging and chat sessions

–Instant Messenger

–Sametime

–NetMeeting

–CoolTalk

–Netscape Conference

•Desktop videoconferencing

•CU-SeeMe

•NetMeeting

•MeetingPoint

•PictureTel

•PictureTalk

 

 Supporting Group Processes

•Group support systems

–GroupSystems

–Council Services

–Facilitate

–Meeting Works

Kolaborasi membutuhkan beberapa individu yang bekerjasama secara terkoordinasi, menuju satu tujuan bersama. Penyelesaian tujuan tersebut adalah tujuan utama agar menjadikan tim bekerjasama. Perangkat lunak kolaboratif membantu memfasilitasi tim yang berorientasikan-tindakan bekerjasama melalui jarak geografis dengan menyediakan perkakas yang membantu komunikasi, kolaborasi dan proses penyelesaian masalah. Selain itu, perangkat lunak kolaboratif juga dapat mendukung fungsi manajeman proyek, seperti penugasan pekerjaan, mengatur tenggat waktu, dan kalendar bersama. Artifak, bukti yang nyata dari proses penyelesaian masalah, dan hasil akhir dari usaha kolaboratif, membutuhkan dokumentasi dan mungkin melibatkan pengarsipan rencana proyek, tenggat waktu dan produk yang dikirimkan

Groupware dan Tingkatan Kolaborasi

Groupware dapat dibagi menjadi tiga kategori tergantung pada tingkat kolaborasi:

1. Komunikasi dapat dianggap sebagai pertukaran informasi yang tidak terstruktur. Sebuah panggilan telepon atau diskusi chat IM adalah contohnya.
2. Conferencing (atau tingkat kolaborasi)mengacu pada kerja interaktif menuju tujuan bersama. Brainstorming atau voting adalah contohnya.
3. Koordinasi mengacu pada pekerjaan kompleks yang saling memiliki ketergantungan menuju tujuan bersama. Sebuah metafora yang baik untuk memahami ini adalah memikirkan tentang suatu tim olahraga; setiap orang harus memberikan kontribusi permainan yang tepat pada waktu yang tepat serta menyesuaikan permainan mereka dengan situasi yang berlangsung - tetapi semua orang melakukan hal berbeda - agar tim menang . Itu adalah pekerjaan kompleks yang saling memiliki ketergantungan menuju tujuan bersama: manajemen kolaboratif.

 

Perangkat Komunikasi Elektronik

Alat komunikasi elektronik mengirimkan pesan, file, data, atau dokumen antara manusia dan karenanya memudahkan berbagi informasi. Contohnya antara lain:

• Konferensi sinkron
• Konferensi asinkron
• Email
• Fax
• Surat suara
• Wiki
• Web penerbitan
• Kontrol revisi

Perangkat Konferensi Elekteronik

Alat konferensi elektronik memudahkan berbagi informasi, tetapi dalam cara yang lebih interaktif. Contohnya antara lain:

• Forum Internet (juga dikenal sebagai papan pesan (message board) atau papan diskusi (discussion boards)) - sebuah platform diskusi virtual untuk memfasilitasi dan mengelola pesan teks secara online
• Online chat - sebuah platform diskusi virtual untuk memfasilitasi dan mengelola pesan teks secara real-time
• Instant messaging
• Telephony - telepon memungkinkan pengguna untuk berinteraksi
• Video conferencing - PC yang terhubung ke jaringan berbagi video dan sinyal audio
• Data conferencing - PC yang terhubung ke jaringan berbagi papan tulis umum yang setiap pengguna dapat memodifikasi
• Application sharing - pengguna dapat mengakses dokumen bersama atau aplikasi dari komputer masing-masing secara bersamaan di waktu real-time
• Electronic meeting system (EMS) - awalnya alat ini digambarkan sebagai "sistem pertemuan elektronik," dan dibangun menjadi ruang pertemuan. Kamar khusus ini biasanya memiliki proyektor video yang saling terkait dengan banyak PC, namun sistem pertemuan elektronik telah berkembang menjadi berbasis web, kapanpun, sistem tempat apapun yang akan mengakomodasi peserta pertemuan "terdistribusi" yang mungkin tersebar di beberapa lokasi.

Perangkat Manajemen (Koordinasi) Kolaboratif

Perangkat manajemen kolaboratif memfasilitasi dan mengelola kegiatan kelompok. Contohnya antara lain:

• Kalender elektronik (juga disebut manajemen waktu perangkat lunak) - jadwal acara dan secara otomatis memberitahu dan mengingatkan anggota kelompok
• Sistem manajemen proyek - jadwal, track, dan memetakan langkah-langkah dalam sebuah proyek karena sedang diselesaikan
• Online proofing - berbagi, mereview, menyetujui, dan menolak web proofs, karya seni, foto, atau video antara desainer, pelanggan, dan klien.
• Workflow systems - manajemen kolaboratif tugas dan dokumen dalam proses bisnis berbasis pengetahuan
• Knowledge management systems - mengumpulkan, mengatur, mengelola, dan berbagi berbagai bentuk informasi
• Enterprise bookmarking - mesin bookmark kolaboratif untuk men-tag, mengatur, berbagi, dan mencari data perusahaan
• Prediction markets - membiarkan sekelompok orang bersama-sama memprediksi hasil dari peristiwa masa depan
• Extranet sistem (terkadang juga dikenal sebagai 'extranet project') - mengumpulkan, mengatur, mengelola dan berbagi informasi terkait dengan pengiriman proyek (misalnya: pembangunan gedung)
• Social software system - mengatur hubungan sosial kelompok
• Online spreadsheets - berkolaborasi dan berbagi data terstruktur dan informasi

Overall Architecture for Knowledge Flow in a Collaborative Project

Groupware Product Definition

Groupware Product Definition

Produk Groupware adalah software yang memfasilitasi sekelompok orang berbagi database umum, sehingga paket kerja sama ini harus sesuai dengan tingkat homogenitas pengguna, kemungkinan peran orang bermain dalam pekerjaan koperasi.

Benefit

·         memungkinkan perusahaan dan tim untuk berbagi tugas, proyek, jadwal yang lebih baik.

·         memfasilitasi kelompok pemecahan masalah.

·         membuat komunikasi lebih cepat, lebih jelas, lebih persuasif dan responsif.

·         memungkinkan kolaborasi real-time dan komunikasi.

·         menghemat waktu dan biaya dalam kerja kelompok koordinasi.

·         memungkinkan modus baru komunikasi, seperti interaksi terstruktur.

·         menumbuhkan pemahaman yang lebih besar dari target dan tujuan dari royek-proyek bisnis

·         menyediakan solusi bagi karyawan yang bekerja dari jarak jauh

Groupware dibagi menjadi dua kategori yang berhubungan dengan waktu dan dua kategori lainnya yang terkait dengan tempat. Ketika sebuah kelompok menggunakan aplikasi pada saat yang sama, hal itu disebut sinkron groupware, ketika suatu kelompok menggunakan aplikasi yang sama pada waktu yang berbeda, hal itu disebut groupware asynchronous. Tempat-Kategori terkait yang collocated, saat groupware yang digunakan oleh orang-orang di tempat yang sama, dan jarak, ketika groupware digunakan oleh orang-orang di tempat yang berbeda.

1). Synchronous Groupware Product

adalah groupware collocated sinkron untuk manajemen tugas. Ini adalah sistem client / server yang memungkinkan Tugas dan Perencanaan Sumber Daya Manusia, Acara dan Proyek Janji Penjadwalan dan To-Do Daftar Pelacakan Sharing, Waktu dan Karyawan, Perusahaan Manajemen Workflow. Pengguna yang sah secara bersamaan dapat mengakses database bersama melalui jaringan lokal (LAN) untuk melihat, menambah, mengedit dan menghapus tim mereka atau tugas pribadi, jika mereka mendengus hak akses yang sesuai.

2). Asynchronous Groupware Product

adalah asynchronous non-collocated groupware untuk manajemen tugas. Ini adalah single-user sistem yang memungkinkan mengelola proyek, alur kerja, dan sumber daya dalam usaha kecil dan menengah. Pemimpin tim dan anggota tim dapat membuat, mengelola dan berbagi to-do list dalam tim melalui e-mail atau menerbitkannya di website perusahaan.